Reuniones efectivas: la clave está en la organización

Las reuniones efectivas no son, por desgracia, la norma general en la mayoría de entornos de trabajo. Cualquiera lo ha vivido: planeamos aclarar ciertos temas en una reunión, la llevamos a cabo, ponemos todo nuestro empeño en que todo salga bien… Tras terminar, nos damos cuenta de que la reunión no ha sido tan productiva. Nos hemos dejado cosas en el tintero, no ha quedado todo claro, etc. Esto no debería pasar, y es por eso que seguir ciertos procedimientos puede hacer que tengamos reuniones efectivas fácilmente. La clave es la organización: antes, mientras y después. ¡Planificad y tendréis verdaderas reuniones efectivas!

Prepara bien antes para no ir en blanco

Las reuniones se establecen para algo, eso está claro, y todos los que participan en ellas son importantes. Es por esto que, tras saber que tendremos una reunión, deberemos pararnos a pensar en qué vamos a aportar en ella y qué queremos obtener. Planea bien, y escribe todo lo que crees que será relevante. Las reuniones efectivas se preparan, es así. La forma de hacerlo la dejamos a tu elección, pero siempre ten en cuenta que deberás poder llevarte las notas de lo que has preparado para consultarlas, ¡no nos dejemos nada en el tintero!

Las reuniones efectivas tienen un orden específico

Siempre tiene que haber una persona encargada de dirigir una reunión efectiva. Puede ser la persona con más responsabilidad en la empresa o no, pero es importante que el resto respete su papel. Tener un moderador hace que las reuniones efectivas se conviertan en una realidad. Este deberá planificar antes el orden del  evento, y durante la reunión deberá hacerse cargo de que esta planificación se cumpla: tanto el orden establecido como que todos los puntos se comenten. Es importante también que alguien anote el acta de la reunión, y que esta persona no sea también quien se encarga de moderar. Aun así, lo mejor es que todos anoten las ideas que les conciernen, ¡por si algo se nos escapa! Que nadie acuda a la reunión sin tener dónde apuntar…

Tras una reunión efectiva, lo mejor es hacer un breve informe

No es nada nuevo. Las ideas se fijan mejor si se escriben. Es importante que tras asistir a una reunión dediquemos unos minutos a resumir los puntos más importantes (de cara a nuestro puesto, claro). Lo ideal será que, una vez recibida el acta, la combinemos con las notas que hemos tomado y creemos un documento. Esto hará que todo se estructure mejor en nuestra cabeza. Además, nos permitirá tener una fuente de consulta para guiarnos días después (fiarse únicamente de la memoria es uno de los mayores errores que podemos cometer si se trata de organización…). Las reuniones efectivas se traducen en acciones, y estas acciones comienzan por ser señaladas. ¡Si no tienes nada que escribir tras la reunión es que tal vez tengas que hacerla de nuevo!

Cuidar el antes, el durante y el después construye reuniones efectivas

Ya sabéis, si queréis que vuestras reuniones sean reuniones efectivas no vale simplemente con hacerlas. Una buena organización está en la base del éxito de cualquier reunión, y es por eso que necesitamos prepararlas, llevarlas a cabo con lógica y dedicar un tiempo después a reflexionar sobre lo que hemos hablado. No parece demasiado complicado, ¿verdad?

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