Reuniones efectivas: la clave está en la organización

Hacer reuniones efectivas no es, por desgracia, la norma general en algunos entornos de trabajo. Es normal, nadie nace sabiendo y en muchas empresas falta tiempo, o recursos, para analizar los errores y aciertos de la comunicación interna de cara a implementar mejoras.

A algunas personas les sonará: planeamos aclarar ciertos temas en una reunión, la llevamos a cabo, ponemos todo nuestro empeño en que todo salga bien y, tras terminar, nos damos cuenta de que no ha sido tan productiva, o que se ha alargado más de la cuenta. O ambas…  

Son cosas que pasan, pero que se pueden mejorar. Dinamizando nuestra comunicación mejoraremos nuestra capacidad como organización: ganaremos tiempo, sistematizaremos las tareas y avanzaremos en nuestros propósitos. Para ayudaros en este aspecto, y como expertos en comunicación, en Ontraining hemos decidido hacer una pequeña guía para reuniones efectivas de trabajo. 

¿Cómo hacer reuniones más efectivas?

Seguir ciertos procedimientos puede hacer que tengamos reuniones de trabajo eficaces fácilmente. La clave es la organización: antes, mientras y después. ¡Planificad y conseguiréis optimizar vuestro tiempo llegando con los mejores resultados

Los tips para reuniones efectivas de trabajo que os vamos a dar sirven para encuentros presenciales o virtuales. Ahora bien, si queréis profundizar en cómo hacer reuniones internacionales por videollamada no os perdáis este otro post.

Organiza antes de la reunión

Las reuniones se establecen para algo, eso está claro, y todos los que participan en ellas son importantes. Por esto, tras saber que tendremos una reunión, deberemos pararnos a pensar en qué vamos a aportar en ella y qué queremos obtener. Planea bien, y escribe todo lo que crees que será relevante. 

Hacer reuniones efectivas pasa por prepararlas. Aunque no hay una fórmula concreta, sí que hay pasos que puedes seguir de cara a la preparación de una reunión:

  • Pregunta cualquier duda antes: ¿se tratará este o aquél tema? ¿Habrá otras reuniones más específicas para planear acciones concretas?
  • Ten claro quién va a asistir, para saber con quién coordinar cada cosa. ¿Estará todo el equipo, personas de cada departamento, el CEO…? Ten claros los roles y, si necesitas transmitir algo a alguien que no va a asistir, piensa en quién puede trasladarle tu idea, duda o comentario.
  • Lleva notas. Saber de antemano de qué quieres hablar y qué problemas o dudas quieres plantear o resolver es crucial para el buen transcurso de la reunión. Si lo llevamos todo apuntado no se nos quedará nada en el tintero, ¡y es importante que esto no suceda!

Las reuniones eficaces tienen un orden específico

En el transcurso de la reunión, es recomendable que haya una persona encargada de saber cómo dirigir una reunión efectiva, que modere. Puede ser la persona con más responsabilidad en la empresa o no, pero es importante que el resto respete su papel.

Tener un moderador hace que las reuniones efectivas se conviertan en una realidad. Este deberá planificar antes el orden del evento, y durante la reunión deberá hacerse cargo de que se cumpla tanto el orden establecido como el abordaje de todos los puntos previstos.

Es importante también que alguien anote el acta de la reunión, y que esta persona no sea también quien se encarga de moderar. Aun así, lo mejor es que todos anoten las ideas que les conciernen, ¡por si algo se nos escapa! Que nadie acuda a la reunión sin tener dónde apuntar…

Algunas dinámicas para reuniones efectivas de trabajo son:

  • Creación de roles: moderador y anotador. Deberán quedar claros, si no antes, al principio de la reunión.
  • Toma de turnos de palabra. Dejar libertad total a las intervenciones puede hacer que los tiempos se hagan largos. Es una buena estrategia que el moderador establezca turnos de palabra para que se expongan ideas de manera ordenada.
  • Gestión de las interrupciones. De nuevo, a través de los turnos de palabra. Muchas veces las dudas quedan resueltas al terminar la exposición de una persona, o varias personas quieren apuntar una misma cosa.
  • Establecimiento de tiempos. Sobre todo, de apertura y de cierre. La puntualidad ha de ser tomada en serio, y si bien es positivo generar un ambiente propicio para todos, la informalidad no debe alargarse demasiado, ni al principio ni al final.
  • Tener un orden del día, que todo el mundo conozca. Aunque esto puede ser parte de la planificación previa, también se puede entregar o explicar en la reunión. Que todo el mundo conozca todos los temas es vital para un reunión exitosa.

Tras una reunión de trabajo lo mejor es hacer un breve informe

No es nada nuevo. Las ideas se fijan mejor si se escriben. Es importante que tras asistir a una reunión de trabajo dediquemos unos minutos a resumir los puntos más importantes (de cara a nuestro puesto, claro). Lo ideal será que, una vez recibida el acta, la combinemos con las notas que hemos tomado y creemos un documento.

Esto hará que todo se estructure mejor en nuestra cabeza. Además, nos permitirá tener una fuente de consulta para guiarnos días después (fiarse únicamente de la memoria es uno de los mayores errores que podemos cometer si se trata de organización…). Las reuniones efectivas en las organizaciones se traducen en acciones, y estas acciones comienzan por ser señaladas. ¡Si no tienes nada que escribir tras una reunión es que tal vez tengas que repetirla!

Cuidar el antes, el durante y el después: la clave al liderar reuniones efectivas

Ya sabéis, si queréis que vuestras reuniones sean provechosas no vale simplemente con hacerlas. Una buena organización está en la base del éxito de cualquier interacción, y por eso necesitamos prepararlas, llevarlas a cabo con lógica y dedicar un tiempo después a reflexionar sobre lo que hemos hablado. No parece demasiado complicado, ¿verdad?

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