Memo o mail: ¡La guía definitiva!

Puede parecer una decisión banal, pero nada más lejos de la realidad: si elegimos mal el canal de comunicación, una información importante puede acabar en el cubo de la basura (bien sea el electrónico o el de debajo del escritorio). Para asegurarnos de que lo que tenemos que decir será escuchado o leído, no nos tenemos que preguntar “¿Memo o mail?”, sino otra serie de preguntas, más larga pero más efectiva a la hora de facilitarnos la decisión.

¿Necesitamos que nos respondan rápido?

Mail. Aunque sea el heredero del formato carta, el correo electrónico es una de las formas más rápidas de comunicación. De hecho, muchas de las formalidades de la carta —como saludar al inicio y al final—, se consideran fuera de tiempo y sobrantes. Así que si queremos una respuesta rápida o enviar un mensaje corto, pero siempre en nombre de la empresa o con asuntos de vital importancia para la misma, el mail deberá ser nuestro vehículo.

¿Importa el formato?

Memo. Sí, de acuerdo, los correos electrónicos pueden formatearse. Pero primero, no todo el mundo tiene acceso a los correos en HTML, que es como se consigue el formato, porque prefieren el texto plano por gusto o por política de seguridad y, segundo, hay herramientas más útiles para formatear que un editor de correo.

¿Nuestro mensaje podría imprimirse a modo de anuncio en un tablón?

Memo. Esta es una extensión de la pregunta anterior. Si formateamos un mensaje es porque queremos que se vea ordenado y claro (y en muchos casos, bonito). De hecho, una de las normas del formato de texto en empresa es que si vamos a tomarnos la molestia de formatear, bien podríamos hacerlo de manera que, si al final alguien tiene que colgar ese texto, se pueda leer a un metro de distancia sin problema.

¿Es una comunicación formal?

Memo. Una marca de agua con el símbolo de la empresa queda muy extraña en un correo electrónico, pero muy bien en un papel impreso. Si además se supone que estamos transmitiendo información extraordinaria (un despido, una reunión anual, un evento cercano, por ejemplo), entonces es mejor que cualquiera se lo pueda leer con calma y un papel entre manos.

¿Es muy largo?

Memo. Leer en pantalla es cansado, pero si además incluimos el hecho de que nos cuesta, cada vez más, mantener la atención en la misma pantalla en la que hacemos mil cosas, entonces la decisión es clara.

¿Hay información compleja o para extraños a la empresa?

Memo. Ya sabemos qué hace marca de agua. También sabemos dónde van a parar los correos electrónicos de una empresa que no conocemos, y nadie puede meter un memo en la bandeja de Spam. Además, entregar un papel a alguien de fuera, con nuestro sello y formato, siempre da la sensación de que somos una empresa sólida. Con nuestra propia identidad.

¿Hay alguna trampa en todas estas preguntas?

No, pero por si acaso, recuerda enviar un e-mail con el memorándum. Porque, en el fondo, todo el mundo sabe qué sucede con los papeles sobrantes, y nunca está de más poder decir “te lo envié al correo, a tu escritorio, a tu despacho, y a tu móvil” si alguien nos viene con aquello de “ah, pues no lo recibí”.

Por supuesto, quien dice memo, dice post en el blog de la empresa, o cualquier otro método que facilite la impresión del documento y, en caso de ser necesario, visibilidad pública. Pero si nos debatimos entre memo o mail, lo cierto es que hay que pensar que estamos incluyendo un medio antiguo en la ecuación. No solo eso, sino que el correo electrónico, a pesar de los tiempos que corren, aún se basa en opciones ajenas al propio correo para darle formato.

Por eso, y hasta que a alguien se le ocurra cómo dar formato a un correo electrónico sin usar HTML u otras soluciones, la forma más sencilla de hacer llegar un mensaje que necesite de cierta pulcritud estética es encapsulándolo dentro de un correo.

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