Escribir una carta es un arte perdido. Las plantillas predefinidas, los mensajes de WhatsApp y la comunicación inmediata en forma de cortos mensajes de voz han devorado terreno al correo con su velocidad e inmediatez. Cada vez más, las bandejas de correo electrónico se llenan de dos tipos de mensaje: aquellos que podrían pasar perfectamente por un mensaje corto que se ha equivocado de lugar, y los mensajes de spam. Y los identificamos rápidamente por cómo empiezan. Es la prueba irrefutable de que ya casi nadie sabe cómo empezar un email.
Afortunadamente, las reglas tradicionales siguen siendo efectivas, y pocas cosas son más fáciles de aplicar que esos trucos que nunca fallan.
En primer lugar, el correo sigue siendo una de esas herramientas que, por mucho que la dirección identifique al receptor de cajón, requieren de la formalidad que es dirigirse a la otra persona. Y puestos a dirigirnos, ¿qué mejor que asegurarse que el nombre está bien escrito? Pocas cosas son tan molestas como leer nuestro nombre mal.
El uso del nombre lleva a otra costumbre: conservar los buenos modales y saludar y usar las formas de cortesía. La educación te llevará lejos, y expresar por favor cuando estemos mandando o pidiendo algo, llevará a tus correos a ser leídos. Saluda rápidamente y acorta los prólogos a una o dos frases cortas, ¡el tiempo es oro!
Después de los saludos llega la hora de entrar en el meollo del asunto. Saber cómo empezar un email con buen pie tiene mucho que ver con el objetivo del mismo. Hasta el momento, solo hemos saludado, pero ya no habrá hielo que romper si hemos seguido los consejos. Eso nos permite empezar el cuerpo del mensaje con una frase sencilla y clara. Que, de hecho, es la mejor manera de introducir el contenido. “Te escribo con este motivo”, “Deberíamos conseguir x”.
Solo después de hablar del objetivo del correo merece la pena brindar trasfondo de por qué tenemos dicho objetivo. Ya hemos establecido contacto con el receptor, nos hemos identificado, y hemos aclarado a qué venimos. Esa podría ser toda la información que tuviera el correo, sin remilgos ni embrollos, solo lo necesario. Quien reciba el correo podría tirarlo a la basura y lo más importante habría sido leído.
Es posible que ese inicio esté condicionado por el tipo de lectores. Si debemos pedir disculpas, éstas deben llegar inmediatamente después del saludo. Se supone que lo sentimos, que tenemos la valentía de hacernos responsables de nuestros errores, y por eso estamos escribiendo un correo disculpándonos. ¡Qué menos que demostrarlo transmitiendo nuestra preocupación de primeras!
Aun así, puede ser complicado saber cómo empezar un email de disculpas. En ese caso, el mejor consejo pasa por centrarse en las necesidades del lector y ser ligeramente positivos, si es posible. Porque no es lo mismo “te escribimos respecto a tu queja por nuestro error” que “gracias por informarnos sobre cómo hicimos tal cosa”. Enunciada la disculpa, basta con seguir con los pasos que vamos a tomar u otorgar la información necesaria para que el lector comprenda qué podemos y qué puede hacer.
Al final, lo importante siempre es quien está al otro lado. Si cada día que pasa la comunicación busca la inmediatez, entonces debemos competir con eso, pero sin olvidar nunca que estamos hablando de correos electrónicos.
Este medio tiene su propio formato y conocer las claves de cómo empezar un email con buen pie puede destacar nuestras comunicaciones entre la marea de otros mensajes que pugnan por el tiempo y la atención de nuestros lectores. ¡Aprovecha esa particularidad!